Dieser Auftragsverarbeitungsvertrag (nachfolgend „AVV") wird zwischen
Philipp Wichert, Inhaber von Doku-Flux (nachfolgend „Auftragsverarbeiter")
und dem Unternehmen, das ein Doku-Flux-Konto erstellt (nachfolgend „Verantwortlicher"), geschlossen.
Durch die Annahme dieses AVV bei der Kontoerstellung bestätigt der Verantwortliche, dass er zur Unterzeichnung dieser Vereinbarung im Namen seines Unternehmens bevollmächtigt ist.
Der Auftragsverarbeiter verarbeitet personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen zur automatisierten Extraktion strukturierter Datenfelder aus hochgeladenen Dokumenten (Rechnungen, Frachtbriefe, Lieferscheine u. ä.) sowie zur Speicherung und Wiederverwendung feldbezogener Kundeneinstellungen innerhalb des jeweiligen Kontos oder Workspaces (z. B. Feldnamen, Feldtypen, Kategorien, Beschreibungen, Aliase, Dokumenttypen und Exportvoreinstellungen). Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich auf Weisung des Verantwortlichen und für die Dauer der Nutzung des Dienstes.
Der Verantwortliche weist den Auftragsverarbeiter außerdem an, Feld-Metadaten in anonymisierter oder aggregierter Form zur Pflege und Verbesserung der allgemeinen Doku-Flux-Feld- und Wissensbasis zu verwenden, soweit daraus keine Identifizierung des Verantwortlichen, einzelner Nutzer oder betroffener Personen möglich ist. Hochgeladene Dokumente, Dokumentabbildungen und extrahierte Feldwerte sind hiervon ausgeschlossen.
Verarbeitet werden die in den hochgeladenen Dokumenten enthaltenen personenbezogenen Daten, insbesondere:
Betroffene Personen können Kunden, Lieferanten und Mitarbeiter des Verantwortlichen sein.
Zusätzlich können feldbezogene Konfigurationsdaten verarbeitet werden, insbesondere vom Verantwortlichen oder seinen Nutzern angelegte Feldnamen, Feldbeschreibungen, Kategorien, Datentypen, Aliase, Dokumenttypen und Export- oder Anzeigeeinstellungen. Der Verantwortliche ist angehalten, in Feldnamen und Feldbeschreibungen keine personenbezogenen Daten oder Geschäftsgeheimnisse einzugeben, soweit dies für die Extraktion nicht erforderlich ist.
Der Auftragsverarbeiter setzt folgende genehmigte Unterauftragsverarbeiter ein:
Soweit ein Unterauftragsverarbeiter personenbezogene Daten außerhalb der EU/des EWR verarbeitet, erfolgt dies auf Grundlage eines Datenschutzvertrags einschließlich geeigneter Garantien wie EU-Standardvertragsklauseln.
Für die KI-gestützte Dokumentenextraktion werden ausschließlich selbst betriebene KI-Modelle auf von AIME bereitgestellter GPU-Infrastruktur in Deutschland eingesetzt. Es werden keine externen KI-APIs oder Dritte-KI-Anbieter (z. B. OpenAI, Google, Microsoft, Anthropic) als Unterauftragsverarbeiter eingesetzt.
Änderungen am Unterauftragsverarbeiter werden dem Verantwortlichen mindestens 30 Tage im Voraus mitgeteilt. Der Verantwortliche kann Änderungen innerhalb dieser Frist schriftlich widersprechen.
Hochgeladene Dokumente und Extraktionsergebnisse werden automatisch nach 30 Tagen gelöscht. Die Frist kann vom Verantwortlichen über die Kontoeinstellungen angepasst werden. Auf Anfrage des Verantwortlichen erfolgt eine sofortige Löschung der betroffenen gespeicherten Dokument- und Extraktionsdaten.
Feldbezogene Kundeneinstellungen werden gespeichert, solange sie für Konto, Workspace, Vorlagen oder laufende Vertragsbeziehungen benötigt werden. Der Verantwortliche kann ihre Löschung oder Anpassung jederzeit über die Anwendung oder per E-Mail verlangen. Anonymisierte oder aggregierte Feld-Metadaten, die keine Rückschlüsse auf den Verantwortlichen, Nutzer oder betroffene Personen zulassen, können dauerhaft zur Verbesserung der allgemeinen Feld- und Wissensbasis verwendet werden.
Der Auftragsverarbeiter verarbeitet Daten ausschließlich auf Weisung des Verantwortlichen. Weisungen erfolgen durch die Nutzung des Dienstes (Hochladen von Dokumenten, Konfiguration und Speicherung von Feldern, Vorlagen und Exporten). Außerordentliche Weisungen (z. B. vorzeitige Löschung oder Ausschluss bestimmter Feld-Metadaten von der anonymisierten Wissensbasis-Verbesserung) können per E-Mail an kontakt@doku-flux.de erteilt werden.
Die Haftung richtet sich nach den gesetzlichen Regelungen der DSGVO. Jede Partei haftet für Verstöße, die in ihrem Verantwortungsbereich liegen. Eine weitergehende Haftung des Auftragsverarbeiters für Schäden, die auf unsachgemäßer Nutzung durch den Verantwortlichen beruhen, ist ausgeschlossen.
Fragen zu diesem AVV: kontakt@doku-flux.de