Datenschutzerklärung

Stand: 27. Juli 2026

1. Datenschutz auf einen Blick

Allgemeine Hinweise

Die folgenden Hinweise geben einen einfachen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie diese Website besuchen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können.

Datenerfassung auf dieser Website

Wer ist verantwortlich für die Datenerfassung auf dieser Website?
Die Datenverarbeitung auf dieser Website erfolgt durch den Websitebetreiber. Dessen Kontaktdaten können Sie dem Impressum entnehmen.

Wie erfassen wir Ihre Daten?
Ihre Daten werden zum einen dadurch erhoben, dass Sie uns diese mitteilen (z.B. durch das Hochladen von Dokumenten oder Eingaben in Formulare). Andere Daten werden automatisch oder nach Ihrer Einwilligung beim Besuch der Website durch unsere IT-Systeme erfasst (z.B. technische Daten wie Internetbrowser, Betriebssystem oder Uhrzeit des Seitenaufrufs).

Wofür nutzen wir Ihre Daten?
Ein Teil der Daten wird erhoben, um eine fehlerfreie Bereitstellung der Website zu gewährleisten. Analysefunktionen werden nur genutzt, wenn sie technisch aktiviert sind und Sie zuvor eingewilligt haben.

Welche Rechte haben Sie bezüglich Ihrer Daten?
Sie haben jederzeit das Recht, unentgeltlich Auskunft über Herkunft, Empfänger und Zweck Ihrer gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten. Sie haben außerdem ein Recht, die Berichtigung oder Löschung dieser Daten zu verlangen. Wenn Sie eine Einwilligung zur Datenverarbeitung erteilt haben, können Sie diese Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Außerdem haben Sie das Recht, unter bestimmten Umständen die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.

2. Hosting, Infrastruktur und externe Dienste

Die öffentliche Website, die Doku-Flux-Anwendung sowie private Dokumentdateien werden bei Hetzner in Deutschland betrieben.

Für Hosting, Datenbank, Anwendung, Backups und private Dateien nutzen wir Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland, als Auftragsverarbeiter. Rechtsgrundlage für die Bereitstellung und Absicherung des Dienstes ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; soweit die Verarbeitung zur Bereitstellung eines Nutzerkontos oder zur Durchführung eines Vertrags erforderlich ist, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Für den Versand von Anmeldecodes, Bestätigungs-E-Mails, Kontaktformular-Nachrichten und systembezogenen Benachrichtigungen nutzen wir Postmark / AC PM LLC als E-Mail-Dienstleister. Dabei werden insbesondere E-Mail-Adresse, Versandzeitpunkt, technische Zustellinformationen und der Inhalt der jeweiligen Nachricht verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Nachricht für Anmeldung, Vertrag oder vorvertragliche Anfrage erforderlich ist, ansonsten Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Soweit Postmark (AC PM LLC) personenbezogene Daten in den USA verarbeitet, ist der Anbieter unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert; die Übermittlung stützt sich damit auf einen Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission nach Art. 45 DSGVO. Ergänzend haben wir mit dem Anbieter einen Auftragsverarbeitungsvertrag einschließlich EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO) als zusätzliche Garantie geschlossen.

Die eigentliche Feldextraktion erfolgt durch selbst betriebene KI-Modelle (Vision-Modelle), die auf einem dedizierten GPU-Server innerhalb der EU laufen. Dafür setzen wir die AIME GmbH, Marienburger Str. 1, 10405 Berlin, Deutschland, als GPU-Infrastrukturanbieter ein (ergänzend bzw. übergangsweise auch GPU-Kapazität bei Hetzner). Zur Verarbeitung werden die hochgeladenen Dokumente bzw. die daraus erzeugten Seiten­darstellungen verschlüsselt an diesen Server übertragen, dort ausschließlich zur Extraktion im Arbeitsspeicher verarbeitet und nicht dauerhaft auf dem GPU-Server gespeichert. Es werden keine externen KI-APIs (z. B. OpenAI, Google, Microsoft, Anthropic) angesprochen und keine Daten in ein Drittland außerhalb der EU übermittelt. AIME ist als Unterauftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO gebunden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. der jeweilige Auftragsverarbeitungsvertrag.

Die PDF-Vorschau in der Anwendung nutzt die Bibliothek pdf.js. Diese wird lokal von unseren Servern ausgeliefert; beim Öffnen der Vorschau wird keine Verbindung zu einem externen CDN aufgebaut. Eine Zahlungsabwicklung über Stripe ist technisch vorbereitet, wird im aktuellen Lead-User-Betrieb aber nicht als öffentliche Zahlungstrecke eingesetzt. Vor Aktivierung einer Zahlungsfunktion werden die Hinweise zu Stripe, Zahlungsdaten, Empfängern und Drittlandtransfer ergänzt.

3. Allgemeine Hinweise und Pflichtinformationen

Datenschutz

Die Betreiber dieser Seiten nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend den gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung.

Verantwortliche Stelle

Die verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

Philipp Wichert
Gaußstraße 7, 70193 Stuttgart
E-Mail: kontakt@doku-flux.de

Datenschutzbeauftragter

Ein Datenschutzbeauftragter ist derzeit nicht bestellt. Datenschutzanfragen richten Sie bitte an: kontakt@doku-flux.de.

Rollen bei der Produktnutzung

Für Nutzerkonto, Login, Kontakt, Interessentenliste, Sicherheit und Abrechnung handeln wir als Verantwortlicher. Soweit Unternehmenskunden Dokumente mit eigenen Inhalten hochladen und wir diese ausschließlich nach Weisung zur Extraktion verarbeiten, handeln wir als Auftragsverarbeiter des jeweiligen Kunden. Dafür stellen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO bereit.

Speicherdauer

Soweit innerhalb dieser Datenschutzerklärung keine speziellere Speicherdauer genannt wurde, verbleiben Ihre personenbezogenen Daten bei uns, bis der Zweck für die Datenverarbeitung entfällt. Wenn Sie ein berechtigtes Löschersuchen geltend machen oder eine Einwilligung zur Datenverarbeitung widerrufen, werden Ihre Daten gelöscht, sofern wir keine anderen rechtlich zulässigen Gründe für die Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten haben.

  • Server-Logs des Webservers werden für Betrieb, Sicherheit und Fehleranalyse gespeichert und spätestens nach 7 Tagen gelöscht bzw. anonymisiert.
  • Kontaktanfragen werden gelöscht, sobald die Anfrage erledigt ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
  • Einträge in der Interessentenliste bleiben bis zum Widerruf der Einwilligung oder bis zum Abschluss des Lead-User-Programms gespeichert. Nicht bestätigte Bestätigungslinks (Double-Opt-In) verfallen nach 24 Stunden.
  • Einmalige Anmeldecodes (Login) sind nur einmal verwendbar und zeitlich eng begrenzt; nach Ablauf bzw. Verwendung werden sie ungültig.
  • Das Sitzungscookie einer Anmeldung hat eine absolute Lebensdauer von 7 Tagen und wird danach automatisch ungültig.
  • Hochgeladene Dokumente und Extraktionsergebnisse werden spätestens nach 30 Tagen automatisch gelöscht, sofern keine kürzere Frist vereinbart oder manuell ausgelöst wird. Abgeschlossene Verarbeitungsvorgänge werden bereits nach rund 60 Minuten aus dem flüchtigen Arbeitsspeicher entfernt.
  • Backups werden nach dem jeweils festgelegten Backup-Zyklus überschrieben oder gelöscht.

Widerruf Ihrer Einwilligung zur Datenverarbeitung

Viele Datenverarbeitungsvorgänge sind nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung möglich. Sie können eine bereits erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.

4. Datenerfassung auf dieser Website

Server-Log-Dateien

Der Provider der Seiten erhebt und speichert automatisch Informationen in sogenannten Server-Log-Dateien, die Ihr Browser automatisch übermittelt. Dies sind:

  • Browsertyp und Browserversion
  • Verwendetes Betriebssystem
  • Referrer URL
  • Hostname des zugreifenden Rechners
  • Uhrzeit der Serveranfrage
  • IP-Adresse

Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen. Die Erfassung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Kontaktformular und E-Mail-Kontakt

Wenn Sie uns per Kontaktformular oder E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben inklusive der von Ihnen angegebenen Kontaktdaten zur Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen. Kontaktformular-Nachrichten werden über Postmark an uns zugestellt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Ihre Anfrage auf einen Vertrag oder vorvertragliche Maßnahmen gerichtet ist, ansonsten Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Interessentenliste und Double-Opt-In

Wenn Sie über „Registrieren“ weitere Informationen anfordern, speichern wir Ihre E-Mail-Adresse, den Status der Bestätigung, den Zeitpunkt der Anfrage und Bestätigung, die verwendete Einwilligungserklärung sowie die Herkunft des Formulars. Vor einer Kontaktaufnahme senden wir einen einmal verwendbaren, 24 Stunden gültigen Bestätigungslink. Nicht bestätigte Adressen werden nicht für Informations- oder Werbe-E-Mails verwendet. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO; sie kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Anmeldung und technisch notwendige Cookies

Freigeschaltete Nutzer erhalten über Postmark einen einmaligen Anmeldecode. Nach erfolgreicher Anmeldung setzt die Anwendung ein sicheres, ausschließlich für die Anwendungsdomain gültiges Sitzungscookie sowie ein Cookie zum Schutz vor gefälschten Anfragen. Diese Cookies sind für die Anmeldung und den sicheren Betrieb erforderlich. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Konto- und Produktnutzung sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für die Absicherung des Dienstes.

Hochgeladene Dokumente (Produktnutzung)

Im Rahmen der Produktnutzung laden Sie Dokumente hoch, die wir zur Extraktion der von Ihnen gewünschten Felder verarbeiten. Diese Dokumente werden:

  • in einem privaten Object-Storage-Bucket bei Hetzner in Deutschland gespeichert,
  • nicht an externe KI-APIs, Werbe- oder Trainingsdienste weitergegeben,
  • spätestens nach 30 Tagen automatisch gelöscht und können vorher manuell gelöscht werden,
  • nicht für das Training von KI-Modellen verwendet.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von Nutzer- und Vertragsdaten ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Bei Dokumentinhalten, die wir im Auftrag eines Unternehmenskunden verarbeiten, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage des jeweiligen Auftragsverarbeitungsvertrags nach Art. 28 DSGVO. Informationen zu Personen, deren Daten in hochgeladenen Dokumenten enthalten sind, erhalten diese grundsätzlich vom verantwortlichen Unternehmenskunden.

Feld-Voreinstellungen und Wissensbasis

Nutzer können Felder, Dokumenttypen, Kategorien, Datentypen, Beschreibungen, Aliase und Export- oder Anzeigeeinstellungen festlegen, damit wiederkehrende Extraktionen schneller und konsistenter durchgeführt werden können. Soweit solche feldbezogenen Einstellungen im Konto oder Workspace gespeichert werden, verarbeiten wir sie zur Bereitstellung der Produktfunktion und zur Vertragsdurchführung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; soweit wir diese Daten im Auftrag eines Unternehmenskunden verarbeiten, gilt ergänzend der jeweilige Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.

Zur Verbesserung der allgemeinen Doku-Flux-Feld- und Wissensbasis können wir Feld-Metadaten in anonymisierter oder aggregierter Form auswerten, z. B. welche Feldnamen, Kategorien oder Datentypen für bestimmte Dokumentarten häufig benötigt werden. Dafür verwenden wir keine hochgeladenen Dokumente, keine Dokumentabbildungen und keine extrahierten Feldwerte. Eine Aufnahme in die allgemeine Wissensbasis erfolgt nur ohne kunden-, nutzer- oder personenbeziehbare Zuordnung. Feldbeschreibungen, die erkennbar personenbezogene Daten oder vertrauliche Einzelfallinformationen enthalten, werden hierfür nicht genutzt. Unternehmenskunden können uns jederzeit anweisen, bestimmte Feld-Metadaten von dieser anonymisierten Wissensbasis-Verbesserung auszunehmen.

5. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf:

  • Auskunft (Art. 15 DSGVO): Welche Daten wir über Sie gespeichert haben.
  • Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Korrektur unrichtiger Daten.
  • Löschung (Art. 17 DSGVO): Löschung Ihrer Daten, sofern dem keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
  • Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO).
  • Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO).
  • Widerspruch (Art. 21 DSGVO): Gegen die Verarbeitung Ihrer Daten.

Außerdem haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg (LfDI)
Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart
Telefon: 0711/615541-0
E-Mail: poststelle@lfdi.bwl.de
Web: www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de

Anfragen richten Sie bitte an: kontakt@doku-flux.de

Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung im Einzelfall einschließlich Profiling, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt (Art. 22 DSGVO), findet nicht statt. Die KI-gestützte Feldextraktion ist ein Werkzeug zur Unterstützung der Nutzerinnen und Nutzer; die extrahierten Ergebnisse werden von diesen geprüft und weiterverwendet und stellen keine automatisierte Entscheidung über betroffene Personen dar.

6. Cookies

Diese Website verwendet technisch notwendige Cookies und vergleichbare Speichertechniken, insbesondere für die angemeldete Sitzung, den Schutz vor gefälschten Anfragen und die Speicherung Ihrer Cookie-Auswahl. Technisch notwendige Cookies erfordern keine Einwilligung und können nicht deaktiviert werden, da die Website sonst nicht korrekt funktioniert.

Sofern eine selbst gehostete Plausible-Analyse aktiviert ist, wird sie erst nach Ihrer Einwilligung geladen. Ohne Einwilligung werden keine Analyse-Skripte geladen. Werbe-Cookies werden nicht eingesetzt.

  • ph_cookie_consent: speichert Ihre Cookie-Auswahl im Browser. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
  • __Host-df_session: hält angemeldete Nutzer in der Anwendung angemeldet. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
  • __Host-df_csrf: schützt Formulare und API-Aufrufe gegen missbräuchliche Anfragen. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
  • Lokale Voreinstellungen: die Anwendung kann Feld-Voreinstellungen und den aktuellen Bearbeitungsstand im Browser speichern, damit Nutzer ihre Extraktion fortsetzen können. Diese Daten bleiben lokal im Browser, bis sie dort gelöscht werden.
  • Konto- und Workspace-Voreinstellungen: sofern Nutzer Feldvorlagen oder Einstellungen dauerhaft im Konto speichern, bleiben diese bis zur Löschung durch den Nutzer, bis zur Löschung des Workspaces oder bis zum Ende der Vertragsbeziehung gespeichert.

Ihre Cookie-Auswahl können Sie jederzeit über den Link „Cookie-Einstellungen“ im Footer ändern.